Analyser og evalueringer

Effektivisering

Ledelsesudvikling

Organisationsudvikling

Jeg har bistået en kommune med at optimere arbejdsgange på det sociale område.

Formålet med arbejdsgangsanalyser er at forbedre de eksisterende eller skabe nye arbejdsgange, der både er effektive og sikrer den ønskede kvalitet. Man kan nå ganske langt på relativt kort tid, når en gruppe medarbejdere, som til daglig er beskæftiget med den udvalgte arbejdsproces i fællesskab får kortlagt og visualiseret en eksisterende arbejdsgang med fokus på, hvor der opstår ventetid, prop og tilbageløb.

Flere arbejdsgange gik på tværs af faggrupper og afdelinger og involverede derfor op til syv personer for at alle processer kunne afdækkes. Den konkrete afdækning tydeliggjorde for deltagerne, hvor forskelligt den samme opgave blev grebet an, alt efter hvor i kæden borgeren fik kontakt, ligesom uhensigtsmæssige variationer i sprogbruget blev tydeliggjort. På en efterfølgende workshop kom de samme medarbejdere nu med ideer og forslag til fremtidige arbejdsgange, fælles sprog mv. Hvilke løsninger kan fungere for alle?  Hvad kan umiddelbart sættes i værk? Hvad kræver yderligere undersøgelse? Hvad kræver ledelsesmæssig beslutning?

Jeg faciliterede herefter en proces med de involverede ledere og nøglemedarbejdere, hvor visualiseringen af den eksisterende arbejdsgang samt forslag til ændringer blev drøftet og videreudviklet. De nødvendige ledelsesmæssige beslutninger blev truffet om hvilke ideer, der skulle imødekommes, og der blev lagt en plan for implementering af ny arbejdsgang.

Selve processen, hvor deltagerne, som måske kun er involveret i en del af den samlede arbejdsgang, får et fælles overblik, kan i sig selv være bidragende til at optimere en arbejdsgang. Der kan opstå en fælles forståelse, og deltagernes forskellige fagligheder kan tilskynde til, at nye løsninger, metoder og arbejdsgange udvikles med et bredt ejerskab.